I skal redegøre for de indsamlede midler i årsregnskabet. Det fremgår således af indsamlingsbekendtgørelsens § 9, stk. 1, nr. 2, at regnskabet skal indeholde oplysninger om de enkelte indsamlingers indtægter og anvendelsen af de indsamlede midler, herunder eventuelle udgifter til administration.

En indsamling er ifølge indsamlingslovens § 1, stk. 1, enhver form for opfordring til at yde bidrag til et forud angivet formål. Det afgørende er således, om I opfordrer til at yde et bidrag til et bestemt formål. Det er ikke afgørende, om der er tale om et bredt eller snævert formål.

Derudover fremgår det af § 1, stk. 3, at salg anses som en indsamling, når det i umiddelbar tilknytning til salget tilkendegives, at en del af købssummen går til et forud angivet formål. Dette medfører, at hvis I fx har en webshop eller en genbrugsbutik, og I i forbindelse med salget tilkendegiver, at overskuddet går til et givent formål, så betragtes overskuddet som indsamlede midler. I vil således i dette eksempel skulle redegøre for overskuddet i jeres regnskab i overensstemmelse med indsamlingsreglerne. I behøver dog ikke redegøre nærmere for udgiften til varerne og den samlede indtægt i forbindelse med salget, da det alene er overskuddet, der anses for indsamlede midler. I skal desuden være opmærksomme på, at jeres organisations karakter kan skabe en berettiget forventning hos køber, hvilket efter omstændighederne kan medføre, at købssummen betragtes som indsamlede midler, selvom det ikke i øvrigt er tilkendegivet, at købssummen vil gå til et givent formål.

Bidrag fra faste bidragsydere eller støttemedlemmer vil også betragtes som indsamlede midler. Derimod vil kontingentbetalinger fra egentlige medlemmer med tilhørende medlemsgoder, fx stemmeret til jeres generalforsamling, ikke anses for at være indsamlede midler.

Hvis I opfordrer til at testamentere til jeres organisation, herunder eventuelt tilbyder bistand til testator, skal indtægter fra en sådan opfordring ikke medtages i den del af årsregnskabet, som udelukkende relaterer sig til indsamling. Dette skyldes, at testamentariske bidrag ikke anses for at være omfattet af loven.

Tilskud fra det offentlige og ansøgte fondsmidler anses heller ikke for at være indsamlede midler. Hvis I modsat har modtager midler fra en fond, uden at I har ansøgt om dem, anses de for at være indsamlede midler.  

Derudover er der en række undtagelser i lovens § 2. Disse undtagelser omhandler private indsamlinger, indsamlinger af brugte ting af ringe værdi, indsamlinger udelukkende foretaget ved indendørs gudstjenester, indsamlinger til støtte for politiske partier og almennyttige lotterier.

Hvis I samler ind ved en indendørs gudstjeneste, som led i en større offentlig indsamling, vil alle midlerne betragtes som indsamlede midler, der skal redegøres for i den del af regnskabet der vedrører indsamlingen.

Hvis I er i tvivl om, hvorvidt en indtægt er omfattede af indsamlede midler eller ej, bør I overveje, hvorvidt indtægten er kommer ind på baggrund af jeres opfordring eller ej. Som nævnt først i dette afsnit, anses det for at være indsamlede midler, når det er midler, der er ydet på jeres opfordring.

Årsregnskabet skal indeholde oplysninger om de enkelte indsamlingers indtægter og anvendelsen af de indsamlede midler, herunder eventuelle udgifter til administration. Dette fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 9, stk. 1, nr. 2.

For hver indsamling I har foretaget, skal der således fremgå en særskilt oversigt over de indkomne midler, og hvad I har anvendt midlerne til.

Dette kan I gøre ved, at der i resultatopgørelsen angives en samlet post for de indsamlede midler, hvorefter de specifikke indsamlinger angives i noter i årsregnskabet. I kan se et eksempel herpå i bilag 1.

Det er vigtigt, at det tydeligt fremgår i årsregnskabet, hvordan de indsamlede midler er anvendt.

På den måde kan bidragsyder få indblik i, hvordan I har brugt de midler, som bidragsyder har doneret. Det er ikke tilstrækkeligt at skrive, at ”midlerne er anvendt til formålet”, da et indsamlingsformål ofte kan forstås på forskellige måder. I bør således uddybe det nærmere, og eksempelvis skrive ”indkøb af mad og tæpper”, ”dyrelægeregninger” eller lignende. I må gerne samle det i hovedposter. I de tilfælde hvor I overfører midlerne til en samarbejdspartner i udlandet, kan det være vanskeligt at opgøre de faktiske udgifter i hovedposter. Her kan I f.eks. angive det overførte beløb, og kort gengive indholdet af aftalen med jeres samarbejdspartner i forhold til anvendelsen. Se bilag 1 for et eksempel på, hvordan dette kan gøres.

I kan læse mere under afsnittet ”Hvad er en indsamling?”, hvis I er i tvivl om, hvornår der er tale om én eller flere indsamlinger.

De indsamlede midler skal anvendes i overensstemmelse med det tilladte formål, medmindre I har fået Indsamlingsnævnets tilladelse, til at anvende dem på andre formål. Dette fremgår af bekendtgørelsens § 7, stk. 1. I kan læse mere om muligheden for at anvende dele af midlerne på administrationsomkostninger under afsnittet ”Hvad er administrationsomkostninger forbundet med indsamlingen?”

I kan anvende et rimeligt beløb til at dække omkostninger forbundet med indsamlingen. Det fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 7, stk. 2.

I skal oplyse i regnskabet, hvilke udgifter der har været til administration. Det er kun de administrationsomkostninger, som har været nødvendige for at kunne afholde indsamlingen, der skal anføres i den del af årsregnskabet, som relaterer sig til indsamling.

Jeres generelle udgifter forbundet med indsamlingen, fx udgifter til hjemmeside, gebyr til Indsamlingsnævnet, bankgebyrer, personaleomkostninger og lignende, kan være vanskelige at henføre til de enkelte indsamlinger. Der er ingen krav i indsamlingsreglerne til, hvordan dette skal gøres, og I har således mulighed for at gøre det, som det passer jer bedst. I kan fx vælge at lade jeres indsamling til jeres overordnede formål afholde disse udgifter, således at de ikke figurerer under eventuelle øremærkninger. I kan også lave en forholdsmæssig fordeling eller en skønnet fordeling af udgifterne – eller I kan vælge en helt fjerde løsning. Hvordan I gør, er således ikke afgørende, så længe det er gennemskueligt for læseren af jeres regnskab. 

Høje administrationsomkostninger kan skyldes mange ting. Det kan fx være, at I har søsat en ny kampagne, der skal køre over flere år, hvorfor der er nogle startomkostninger det første år, eller at indsamlingen bare ikke er gået som forventet det pågældende år. Det er altid muligt  at redegøre nærmere for jeres administrationsomkostninger, hvis I finder det relevant. Dette kan gøres både i regnskabet eller særskilt i forbindelse med at I indsender regnskabet til Indsamlingsnævnet. Dette vil potentielt kunne spare jer for spørgsmål fra Indsamlingsnævnets sekretariat i forbindelse med en udtagelse af regnskabet til kontrol.

I skal være opmærksomme på, at hvis I har oplyst bidragsyder, at midlerne vil gå ubeskåret til det oplyste formål, må I ikke anvende dele af midlerne til administrationsomkostninger.

Hvis der ikke har været nogen administrationsomkostninger, eller hvis administrationsomkostningerne er blevet betalt af andre indtægter end indsamlede midler, kan I angive dette ved at skrive ”0 kr.” eller lignende i oversigten over anvendelsen af de indsamlede midler. I kan se et eksempel på dette i bilag 1.

Årsregnskabet skal indeholde en erklæring om, at indsamlingen er foretaget i overensstemmelse med reglerne i indsamlingsloven og indsamlingsbekendtgørelsen. Dette fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 9, stk. 1, nr. 4.

Denne erklæring skal underskrives af de ansvarlige for indsamlingen og kan derfor indgå i ledelsespåtegningen.

Erklæringen kan for eksempel udfærdiges på følgende måde:

”Undertegnede er ansvarlige for indsamlingen og erklærer ved underskrift, at indsamlingen er foretaget i overensstemmelse med reglerne i indsamlingsloven og indsamlingsbekendtgørelsen, jf. bekendtgørelsens § 9, stk. 1, nr. 4.”

Regnskab, beretning og lovlighedserklæring skal underskrives af de ansvarlige for indsamlingen. Dette fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 9, stk. 2.

Den ansvarlige for jeres indsamling vil være jeres organisation, og det vil således være de tegningsberettigede der skal underskrive regnskab, beretning og lovlighedserklæring. Hvem der er tegningsberettiget vil typisk fremgå af jeres organisations vedtægter.

Hvis I har indsamlet mere end 50.000 kr., skal jeres regnskab revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Dette fremgår af indsamlingsbekendtgørelsens § 11, stk. 1.

Jeres revisor skal være enten statsautoriseret eller registreret, hvilket I kan efterse ved at undersøge, om den pågældende har et aktivt MNE-nummer i det Centrale Virksomhedsregister.

Ved revision forstås, at revisor gennemgår regnskabet og det underliggende materiale og efterfølgende udfærdiger en erklæring med påtegning om det udførte arbejde og konklusionen heraf med en høj grad af sikkerhed for oplysningerne i årsregnskabet. Det er således ikke tilstrækkeligt, hvis der alene udføres en udvidet gennemgang, et review, eller blot assistance med opstilling af regnskabet.

Revisor skal påse, at der foreligger den fornødne dokumentation for det oplyste i regnskabet, herunder for udgifter til administration og anvendelsen af de indsamlede midler. Dette fremgår af bekendtgørelsens § 11, stk. 2

Det skal fremgå af revisors påtegning (revisionserklæringen), hvis regnskabet ikke indeholder en erklæring fra de ansvarlige for indsamlingen om, at indsamlingen er foretaget i overensstemmelse med indsamlingsreglerne. Dette fremgår af bekendtgørelsens § 11, stk. 3.